Neue DSGVO - Was
Shopbetreiber jetzt tun müssen!
Neues EU-Datenschutzrecht ab Mai 2018 – Das sind die To Dos für Onlinehändler
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) tritt zum 25.05.2018 in allen Mitgliedsländern der Europäischen Union in Kraft. Soweit danach noch nationale Regelungen möglich, hat Deutschland bereits ein neues Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verabschiedet, das ebenfalls zum 25.05.2018 in Kraft tritt. Es gibt weitreichende Änderungen, um die sich Onlinehändler, die sich bislang noch gar nicht mit dem Thema beschäftigt haben, jetzt dringend kümmern müssen. Denn: Während Datenschutz bislang eher unter dem Motto „nice to have“ gehandhabt wurde, drohen jetzt mit der DSGVO extrem hohe Bußgelder für denjenigen, der sich nicht an die Vorschriften hält. Je nach Verstoß können hier zukünftig bis zu 10 Mio. EUR bzw. 20 Mio. EUR oder bis zu 4 % des gesamten, weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängt werden.
1. To do: Führen eines Verfahrensverzeichnisses
Bis 25.05.2018 muss ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ vorhanden sein, dass auf Anfrage, etwa im Rahmen eines Audits der Datenschutzbehörde, vorgelegt werden kann. Es gibt zwar eine Einschränkung der Dokumentationspflichten für kleine Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, u. a. wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten nur gelegentlich erfolgt. Davon kann jedoch auch selbst bei kleinen Shopbetreibern nicht die Rede sein, denn sie verarbeiten täglich die Bestelldaten ihrer Kunden. Auch sie müssen daher künftig alle Systeme und Verfahren auflisten, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Beispiele: E-Mail-Software, CRM, Newsletter-Systeme, Analyse-Systeme (IP-Adresse!), Personal-Management-Systeme. Es muss u. a. aufgeführt werden, was der Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung ist, welche Kategorien von betroffenen Personen und personenbezogenen Daten es gibt, welche Fristen für die Löschung der Daten vorgesehen sind, ob Daten in Drittstaaten übermittelt werden und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen die Datensicherheit gewährleisten.
2. To do: Anpassen der Auftragsdatenverarbeitungsverträge
Beispiele für Auftragsverarbeitungen sind etwa die Nutzung von Cloud-Anwendungen wie Lohnbuchhaltung, CRM, Mailing-Systeme, eines externen Call-Centers für den Kundenservice, Durchführung von Gewinnspielen über eine externe Agentur oder das Managed Hosting von Webseiten/Onlineshops oder oder auch von Google Analytics. Immer dann, wenn die eigenen Kundendaten an Dritte zur Verarbeitung weitergegeben werden, ist auch nach jetzigem Recht bereits ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach § 11 BDSG abzuschließen. Die bisherige „Auftragsdatenverarbeitung“ wird jetzt zur „Auftragsverarbeitung“ und bringt neue Pflichten auch für den Auftragsverarbeiter mit sich. Während früher einfach nur Weisungsverhältnis zwischen dem Auftragsgeber und dem Auftragsnehmer bestand und der Auftragsgeber der verantwortliche „Herr der Daten” war, ist mit der DSGVO jetzt nur noch ein Auftragsverhältnis über die Datenverarbeitung erforderlich. Der Auftragsnehmer ist zwar immer noch weisungsgebunden, hat jetzt jedoch eigene Pflichten – auch gegenüber der Datenschutzbehörde – und haftet selbst neben dem Auftragsgeber.
Sämtliche bisherigen Auftragsdatenverarbeitungsverträge sind auf die neuen Pflichten und technischen und organisatorischen Maßnahmen hin zu aktualisieren. Die DSGVO sieht dazu auch Standardvertragsklauseln vor, die jedoch noch nicht vorliegen. Shopbetreiber können aber bereits jetzt schon einmal listen, welche Verträge es bei ihnen gibt und auch schon die vorhandenen Zertifizierungen überprüfen.
3. To do: Überprüfung aller Erlaubnistatbestände und Einwilligungsprozesse
Wie bisher darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn ein sog. Erlaubnistatbestand greift. Das können sein:
• die Einwilligung des Betroffenen,
• das berechtigtes Interesse des Unternehmers
• die Erfüllung vertraglicher Pflichten,
• die Beantwortung vorvertraglicher Anfragen,
• die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
Wie bisher dürfen Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten wie die Abwicklung einer Bestellung ohne besondere Einwilligung des Kunden verarbeitet werden. Gleiches gilt für die Beantwortung vorvertraglicher Anfragen, wenn etwa ein Interessent sich über das Kontaktformular der Webseite meldet. Die Erfüllung gesetzlicher Pflichten betrifft etwa die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Zu Marketingzwecken dürfen Daten bei Vorliegen einer Einwilligung oder einem berechtigten Interesse verarbeitet und genutzt werden. Das berechtigte Interesse wird aber einen weiteren Anwendungsbereich haben als das bisher nach deutschem Recht der Fall ist. So erkennt die DSGVO beispielsweise die Werbeinteressen der Onlinebranche als ein berechtigtes Interesse an. In einem Erwägungsgrund wird ausdrücklich klargestellt, dass die Durchführung von Direktmarketing als berechtigtes Interesse betrachtet werden kann. Neben dem Einwilligungserfordernis wird also das „berechtigte Interesse“ an der Datenverarbeitung praktisch eine größere Rolle im Marketing spielen. Aber: Das Wettbewerbsrecht gilt weiterhin. E-Mail-Marketing wird daher zukünftig trotzdem immer nur mit vorherigem, ausdrücklichem Einverständnis des betroffenen zulässig sein und kann nicht einfach auf das berechtigte Interesse gestützt werden.
4. To Do: Anpassung der Einwilligungen
Einwilligungen können zukünftig formlos mündlich, elektronisch oder schriftlich eingeholt werden. Allerdings müssen Unternehmen das Vorliegen einer Einwilligung künftig nachweisen können. Sie müssen also schriftlich oder digital protokolliert werden. Digitale Einwilligungen sollten mit einer nicht vorab angeklickten Checkbox mit Double-Opt-In eingeholt werden. Außerdem muss der Betroffene bei der Einwilligung auf sein Widerrufsrecht hingewiesen werden.
5. To do: Stellen Sie sich auf die Betroffenenrechte ein
Nutzer und Kunden sind über eine Datenschutzinformation im Shop über ihre Betroffenenrechte zu informieren. Sie haben im Rahmen der DSGVO ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- oder ggf. Widerrufsrecht sowie das Recht auf Übertragbarkeit der Daten und das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Diese Rechte sind nicht alle neu. Neu sind allerdings die Konsequenzen, wenn der Shopbetreiber nicht innerhalb einer Frist von einem Monat auf entsprechende Anfragen von Betroffenen reagiert, denn dann können Bußgelder verhängt werden. Es ist daher erforderlich, alle Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren, denn es muss jedem klar sein, dass jede Anfrage die einmonatige Frist in Gang setzt. Es sollten in größeren Unternehmen daher Organisationsanweisungen formuliert werden. Eine weitere Möglichkeit ist auch, ein Onlineformular für die Anfragen auf die Webseite zu stellen, zum Beispiel direkt in die Datenschutzinformation, um eingehende Anfrage möglichst zu kanalisieren. Betroffene sind allerdings nicht verpflichtet, das Formular zu nutzen. Auch auf E-Mail-Anfragen oder Anfragen per Telefon oder Fax muss daher fristgerecht reagiert werden.
6. To Do: Anpassung der Rechtstexte
Es bestehen teilweise neue Informationspflichten für Shopbetreiber als „Verantwortliche“, die eine Anpassung der Werbe-Einwilligungstexte, der Datenschutzinformation, der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der sonstigen Informationstexte im Shop erforderlichen machen können. Der Kunde ist zu informieren über die Zwecke und die jeweilige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, ob ein Datentransfer in Drittstaaten erfolgt einschließlich der Angabe der jeweiligen Rechtsgrundlage, die Dauer der Datenspeicherung, das Bestehen des Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- oder ggf. Widerrufsrecht sowie das Recht auf Übertragbarkeit der Daten und das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.